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1、为加强酒店档案管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，特制定本条例。
2、总经理室主管酒店档案工作，对酒店档案实行统筹管理，组织协调，统一高度，监督指导，并对档案工作人员进行培训。
3、酒店档案各部室及个人从事酒店公务活动直接形成的，对酒店有保存价值的各种文字、图象、声像等不同形式的历史记录。
4、酒店各部室和全体员工均有保存档案的义务，各部室须指定专人保管本部室的档案，档案工作人员应当忠于职守并具备专业知识。
5、各部室应按照酒店文书档案、管辖和保管期限表中的有关规定，收集、整理、保管归属本部门管理的档案，并向有管辖权的部室转交有关资料。有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时，各部门应提供方便并按规定办理借阅手续。
6、任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为已有或者拒绝归档，对有下列行为之一的，根据情节轻重，将给予必要的处罚、处分，并根据档案的价值和数量，责令赔偿损失。
A、损毁，丢失或者擅自销毁部室应保存的档案，
B、将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有，拒绝向组织和档案工作人员转交。
C、擅自 提供 、抄录、公布属于酒店档案以及应当保密的档案。
D、涂改，伪造档案。
E、玩忽职守，造成档案损失 。
7、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或个人，由酒店保密委员会和总经理室给予奖励。
8、本条例由总经理室负责解释 。
附：酒店文书立卷归档的几点说明
1、会议及酒店、部门召开的专业会、研讨会，单独立卷归档。其内容包括：会议的筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人员讲话、简报、总结等。
2、各部的专题报告、集体和个人的调研资料亦须归档。
3、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档。
4、以酒店名义的发文，包括与有关部门的联合发文，由主管部门或会签部门归档。
5、上级单位、各地方旅游部门发给酒店的文件，由有相关的业务部门归档。综合性的总结、计划，由总经理室归档。
6、关于原稿，如有修改，以领导最后批签字稿归档。
7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等，亦应立卷归档。
8、立卷归档的资料每卷不超过150面，超过者可立分卷。
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