如何堵住采购过程中的漏洞

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     采购是酒店的门户，采购部采购回来原材料的好坏不仅决定着菜品的质量，在一定程度上还制约着酒店的效益。如何才能抓好采购过程中的漏洞呢？

采购组成人员

     物价核定小组

     物价核定小组的成员由采购部经理、行政总厨、财务总监、店长组成，他们的共同职能是当采购员需要采购一批大宗物品时.统计员和采购员要先提供两个以上的供货点以及报价给物价核定小组做参考,物价核定小组会不定期的到市场上考察供货点和价格，然后根据调查的结果决定购买地点和价格。这个小组的另外一个职能是确定对外招标物品的供货商。当酒店需要通过招标的方式确定供货商时，比如酒水、蔬菜、家禽、粮油等的供货商家以及洗涤厂家等，物价核定小组要根据各家供货商提供的价位和物品质量确定哪家中标。这样做不仅限制了采购员的权限，还因为采购部经理、行政总厨、财务总监、店长四人共同把关，杜绝了采购中猫腻事件的发生。

     统计员

    统计员是酒店一个特殊的职务，既不属于前厅也不属于后厨，主要的工作就是每天到市场上调查各种原材料的价格，然后把调查的结果提供给物价核定小组，以便于物价核定小组制定每日的供货价。除此之外，统计员每天还要帮助财务核对实际收款和厨房的出菜单据的准确性。简单地说他就是一个市场调价员。

     采购员

     酒店采购员的人数要根据酒店的大小设置，如果酒店的规模比较大，就要设立专门的采购部，由采购经理、市场审计、采购员、库管员组成。如果是小型的酒店，只设置一名采购员就可以。一般采购员的直接上司有两位：采购经理和财务经理。采购经理主要负责日常工作安排及考勤管理，财务经理负责账务的监督管理。采购员的主要职责是负责公司物品的采购工作。在采购时要注意以下几点：

   1、审核各部门提交的采购计划是否已经由相关部门或主管领导审核批准，申购单是否要素齐全，真实有效，没有审批的申购单应核实后再执行；

    2、及时与库管沟通，看所需采购的物品是否还有存货，各部门提交的采购计划是否有重复，是否可以进行合理调剂，经确认后再执行；

    3、在采购时发现市面供货情况不能满足酒店需求时，不能私自做主换购其它物品，需迅速向申购部门反馈信息，协商解决，

    4、在采购过程中及时了解掌握市场物品价格信息的变化，把可靠的供货商信息和采购地点提供给物价小组，便于物价小组备用，如果发现更合理的采购方案要及时向相关部门汇报；发现对酒家有用的市场信息要及时与相关部门沟通；发现新上市的食品信息应及时上报厨师长，供其制作新菜参考。

     第一步审核申购单

     每晚下班前厨师长和大堂经理要将审查好的申购单签字后交给采购部。申购单为一式三联，一联留底用，一联交给库管员，第二天验收货物时核对数目用，一联交采购部作为采购物品的清单。如果单项物品超过200元，或者属于新增加的物品，应先交给总经理审查，总经理签字同意后才能生效。

     第二步采购员购货

    采购员接到申购单后，要及时和库房联系，根据申购物品核对库存，确定该物品已无库存后，再去市场上采购，对于那些定点采购的物品，采购员可直接电话通知供货商准备好次日需要的物品。采购时要索要正规发票并准确填写抬头。

    第三步物品入库

     采购员采购回所需原材料后。如果是直拨物资，库管员根据前一天的申购单和购买凭证验收货物的数量，厨房验收货物的质量，审计员根据物品的单价和实际支付的总金额验收货物：如果是入库商品，库管员要根据申购单核对物品的数量和规格，审计员出示单价及总金额，遇到需要用料人来确定物品质量的情况，用料人要现场验货。

     第四步填写报销单

     直拨物资报销方法：库管员验收完物品后，根据验收的单据填写三联直拨报销单（一联厨师长保留，一联库房保留，一联做报销凭证），然后由厨师长、库管、审计员、采购员签字，然后交由总经理签字，只有五人全部签字后才能报销。入库物资报销方法：采购员购回入库物资经库管员验收合格后，库管员填写入库单据并签字，再由审计员和采购员签字，然后一联留底，一联作为报销凭证，总经理签字后就可报销。

     第五步出库物资

     每天早上各部门主管在本部门所需领用的领料单上签字，库管员根据领料单的数量发放物品。晚上下班前，相关部门主管需要到库房统一签领出库单，出库单共三联，一联留底备用，一联报财务核算成本，一联交相关部门参考。

    其他要求：

   1、酒水、低耗和一次性用品的申购对于酒水、低耗物品和一次性用品酒店应该设置一个最低储备量，当某一物品达到最低储备量时，库管员要电话通知相应的供货商或采购购买，不再由使用部门出具申购单。

  2、所有供货商提供的物品质量和价格应由采购、使用部门、审计、财务、总经理同意后方能实施。

  3、所有采购组人员和车辆，在没有采购任务时，皆应在酒店内，随时待命（特殊情况除外。）

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